10 bonnes pratiques en matière d’usage des CRM

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10 bonnes pratiques en matière d’usage des CRM

Le CRM est de plus en plus utilisé comme axe stratégique de développement par les établissements d’enseignement supérieur. Pourtant, si beaucoup d’institutions entrent dans une logique de Gestion de la Relation Candidats, il ne faut pas prendre la démarche à la légère ! En effet, un tel projet est un véritable bouleversement organisationnel qui demande rigueur et suivi.
Nous vous proposons à travers ce papier, 10 bonnes pratiques à mettre en place lorsque l’on souhaite plonger dans l’univers du CRM.

1/ Nommer un référent

Comme pour tout projet, la mise en place d’une stratégie CRM nécessite un responsable de projet. En effet, au-delà de l’aspect logiciel, la mise en place d’une telle démarche demande une véritable conduite du changement auprès des équipes, souvent inquiètes de voir leurs habitudes de travail révolutionnées.
Il n’y a pas de profil type pour ce « référent ». Il s’agit plus d’un chef de projet ou d’une personne non réfractaire au changement, que d’une personne ayant des compétences en bases de données ou en digital.

2/ Ne pas se reposer uniquement sur la solution choisie

De nombreuses solutions CRM existent sur le marché, certaines très larges, d’autres beaucoup plus spécialisées. Implémenter un logiciel de Gestion de la Relation Candidats est une très bonne chose mais il ne faut pas oublier que la machine ne remplace pas l’homme … elle va simplement l’aider à mettre en œuvre la stratégie imaginée.

3/ Collecter de la data pertinente

La question de la collecte des données est centrale : souhaitez-vous des contacts peu qualifiés ou des contacts très qualifiés ? Le CRM ayant pour objectif d’entrer dans des logiques de segmentation et de one to one, je vous recommande de demander un minimum d’information à vos contacts afin de pouvoir les cibler de façon qualitative.
Ce qui nous intéresse n’est pas le nombre de contacts obtenus après une campagne mais le nombre d’inscrits générés via celle-ci.

4/ Utiliser les statistiques

Les statistiques doivent être utilisées tout au long du recrutement … et pas seulement à la fin. En effet, un outil CRM vous permet de visualiser en temps réel le nombre de prospects, de candidats d’admis et d’inscrits pour une formation. Vous pouvez donc à n’importe quel moment faire un comparatif avec l’année précédente afin d’utiliser les leviers marketings nécessaires pour rattraper un éventuel retard.

5/ Cibler ses contacts

Le but d’une stratégie CRM n’est pas de communiquer auprès de tous les contacts de la même manière. Il est par exemple illogique de traiter de la même façon des contacts qui ont fait une demande de brochure via votre site web, et des contacts rencontrés sur un salon.
Un contact salon est beaucoup plus qualifié car il a déjà écouté votre argumentaire et pris conscience de la philosophie de votre école. Les contacts venus d’internet ont quant à eux fait la même demande auprès de vos concurrents et ont une approche bien plus abstraite de votre établissement.

6/ Personnaliser ses emails

L’emailing est le canal de marketing direct le plus utilisé aujourd’hui.
Envoyer des emails personnalisés, que ce soit au niveau de l’expéditeur ou du corps du message peut favoriser les taux d’ouverture et taux de clic.

7/ Utiliser le SMS pour relancer

Le SMS, s’il est bien utilisé, peut-être un véritable levier dans la transformation de vos prospects grâce à ses statistiques record (98% des SMS sont lus).
Le SMS est l’outil idéal pour rappeler un événement (par exemple une journée portes ouvertes), suivre un candidat ou confirmer une information.

8/ Utiliser le téléphone pour transformer

Le tout digital fonctionne rarement et le téléphone est un levier de transformation incontestable. Toutefois, il doit être utilisé sur des contacts déjà pré-ciblés : demande de rappel via le site web, cliqueurs d’un emailing, …

9/ Ne pas hésiter à automatiser

L’automatisation peut faire peur. Pourtant il s’agit d’un véritable gain de temps notamment lors du changement de statut d’un contact.
Pensez à bien réfléchir à votre stratégie d’automatisation avant de la mettre en œuvre.

10/ Tirer des leçons

Prendre le temps d’analyser son année est essentiel pour la préparation de la campagne de l’année suivante. Chaque canal de communication peut être analysé afin de visualiser s’il a apporté des inscriptions.

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